Projektin aikataulutus ja tiedonvaihto

Projektia suunniteltaessa yksi tärkeimmistä tekijöistä on aikataulu ja siihen sisältyvien tehtävien ajoitus. Projektilla tulee olla mitattava alku ja loppu. Aikatauluttaminen koskee yksityiskohtaista tehtävien määrittelyä sekä niiden keston, riippuvuuksien ja järjestyksen määrittelyä.

Jotta asiat esitetään oikeassa järjestyksessä, tulee ensin laatia tehtäväluettelo, arvioida kunkin tehtävän työmäärä, vaadittava aika ja keskinäiset riippuvuudet. Tämä vaatii aikataulun laatijalta vahvaa kokemusperäistä tietoa aikaisemmista vastaavista hankkeista. Suurimmat aikatauluvirheet johtuvatkin aikataulusta kokonaan pois jääneistä tehtävistä.

Muutokset projektin aikana ovat yleisiä, jonka vuoksi aikaohjaus ja aikataulun päivitys ovat jatkuva prosessi projektin loppuun asti.

Kuten edellisessä Projektin lähtötiedot -blogissa jo mainittiin, projektin aikataulun laatiminen onkin hyvä jättää projektiorganisaatiolle.

Tiedonvaihdon mahdollisuudet ja haasteet

Onnistunut suunnittelu ei voi toimia ilman kunnollista tiedonvaihtoa. Jokaisessa projektissa tiedonvaihto ja samalla kielellä puhuminen ovat tuttu haaste.

Perinteisten kokouskäytäntöjen avuksi on kehitetty uusia menetelmiä. Tutut Lync- ja Webex-palaverit ovat helpottaneet fyysisiä yhteyksiä. Tietomallintaminen ja virtuaalitodellisuus ovat puolestaan vieneet suunnitelmien havainnollistamisen aivan uudelle tasolle ja bigroom-työskentely on yleistä jo vähänkin suuremmissa projekteissa.

Uudet menetelmät ovat parantaneet tiedonvaihtoa ja ymmärrystä varsinkin projektien toteutusvaiheessa. Voitaneen kai todeta, että teknisesti ollaan jo erittäin hyvällä tasolla tiedon välittämisessä, mutta niiden avulla kommunikoimisessa on vielä tekemistä. Vanhat hyvät tavat ja uudet käytännöt tulevatkin lyömään kättä keskenään tulevissa projekteissa.

Kysymys kuuluu, miten varsinkin projektin alkuvaiheessa voitaisiin saavuttaa yhteinen sävel ja onnistuttaisiin pitämään päämäärä kirkkaana edessä? Esimerkiksi hyvä esisuunnitelma auttaa siihen, että projektin osapuolet ovat selvillä päämärästä ja toimintatavat hitsautuvat yhteen.

Tarvitaan ratkaisukeskeistä toimimista, että asiakkaiden kanssa onnistutaan luomaan luottamuksellinen suhde. Toiminnassamme on tavoitteena pitkäaikainen kumppanuus, jolloin ymmärrys asiakkaiden tarpeista syvenee. Kokonaisprojekteja tehdessämme olemme huomanneet samoissa tiloissa toimimisen edut. RE:ssä kaikki suunnittelualat toimivat samassa tilassa lähellä toisiaan, jolloin tietoa liikkuu ”syrjäkorvallakin”.