Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä 26.11.2019

1. Rekisterin pitäjä

RE Group, viralliselta nimeltään:

RE-Suunnittelu Oy
Y-tunnus 2374453-9

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juhani Takkinen
toimitusjohtaja
juhani.takkinen@regroup.fi
+358 50 559 9604

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

RE Group | Työnhakijarekisteri

Käsittelemme rekisterissä työnhakijoidemme henkilötietoja.

4. Miten käytämme henkilötietojasi?

Rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää RE Groupista työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia.

Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöasioista vastaavat henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.

5. Mitä henkilötietoja keräämme?

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja:

• nimi
• syntymäaika / henkilötunnus
• osoite ja muut yhteystiedot (puhelin ja sähköposti)
• hakemusasiakirja
• ansioluettelo
• koulutustiedot
• työkokemus
• osaamisalueet
• kielitaito
• suosittelijoiden lausunnot
• mahdolliseen haastatteluun ja soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot
• mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Työnhakija toimittaa henkilötiedot pääsääntöisesti itse hakemuksella sekä haastatteluissa. Mahdolliseen soveltuvuusarvioon sisältyvät tiedot hankitaan hakijalta tai yhtiön ulkopuoliselta palveluntarjoajalta työnhakijan suostumuksella. Tietoja voidaan kerätä myös hakijan itse ilmoittamilta suosittelijoilta.

7. Millä perusteella käsittelemme tietojasi?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijan kanssa mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi työnhakijan pyynnöstä ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemuksen käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.

Jos hakija vastustaa tietojensa käsittelyä edellä mainittuihin tarkoituksiin, ei kyseisen henkilön työhakemusta voida käsitellä.

8. Siirretäänkö tai luovutetaanko tietojasi?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään.

Työnhakijoiden tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.

9. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.

10. Kauanko henkilötietojasi säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännönmukaisesti vähintään kerran vuodessa.

11. Miten tietosi turvataan?

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoihin pääsy on ainoastaan RE Groupin valtuuttamilla henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Rekrytointiprosessissa vastaanotetut CV:t ja hakemukset säilytetään säilytysajan tiedostoina käyttöoikeuksin rajatuissa kansioissa. Saatamme säilyttää näitä myös tulosteina lukitussa huoneessa tai kaapissa yhdessä muun rekrytointimateriaalin kanssa, johon vain rekrytoinnista kulloinkin vastaavalla henkilöllä on pääsy.

RE Groupin verkkosivusto on suojattu SSL-varmenteella. Sähköpostit on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla ja siten ainoastaan rekrytoinnista vastaavilla henkilöillä on pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin.

12. Miten käytämme evästeitä?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi (Google Analytics), sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman käyntikokemuksen. Kohdennamme markkinointia myös Facebook Pixelin avulla.

Mikäli et halua verkkopalvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen). Voit estää Google Analyticsiä keräämästä tietoja sinusta. Tutustu tarkemmin tähän Googlen verkkosivustolla. Huomaa kuitenkin, että tällöin verkkopalvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

13. Millaisia oikeuksia sinulla on?

13.2 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja henkilörekisteriin on sinusta tallennettu. Voit pyytää meiltä tietosi tarkastettavaksi tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

13.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Poistamme, oikaisemme tai täydennämme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

13.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, ilmoitamme siitä rekisteröidylle.

13.5 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

13.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut Työnhakijarekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

13.7 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille. Voit peruuttaa suostumuksesi tämän selosteen kohdan ”Oikeuksia koskevat pyynnöt” kuvaamalla tavalla.

13.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Mihin voin toimittaa oikeuksia koskevat pyynnöt?

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittämällä henkilöllisyystodistuksen tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@regroup.fi. Voimme tämän jälkeen olla tarvittaessa sinuun puhelimitse yhteydessä, jotta varmistumme henkilöllisyydestäsi.

Pyytämäsi tiedot toimitamme sähköpostiosoitteeseesi salasanasuojattuna dokumenttina ja salasana lähetetään puhelimeesi tekstiviestinä.

Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

15. Tietojen antamisen pakollisuus

Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselostuksen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

16. Mistä löydän uusimman, voimassa olevan tietosuojaselosteen?

Päivitämme tähän osoitteeseen aina uusimman tietosuojaselosteen.